Souhlas se zpracováním osobních údajů ve školách

V dnešním článku se zaměříme na problematiku ochrany osobních údajů v kontextu školního prostředí, přičemž se budeme detailně věnovat otázce, kdy je nutné, aby škola získala souhlas se zpracováním osobních údajů, a naopak kdy se bez souhlas obejde. Souhlas se zpracováním osobních údajů hraje v oblasti školství významnou roli, avšak jeho použití závisí na konkrétních situacích a taktéž konkrétním účelu zpracování.

Obecně k GDPR

Obecné nařízení o zpracování osobních údajů tvoří právní základ pro ochranu osobních údajů v Evropě a definuje pravidla pro jejich zpracování. Cílem nařízení je hájit práva občanů proti zneužití osobních údajů v souvislosti s jejich zpracováváním. Nařízení se týká veškerých společností a veřejných institucí, které nakládají s osobními údaji svých zaměstnanců či zákazníků.

GDPR ve školách

Zpracování osobních údajů se nevyhneme ani ve školách. Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, zveřejnilo pro školy metodickou pomůcku pro snadnější aplikaci GDPR, jejím cílem je seznámit osoby pracující ve školství s touto právní úpravou. Jedním z hlavních bodů je, že školy musí zřídit pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec je osoba, jejíž úkolem je pomáhat správcům a zpracovatelům osobních údajů při zacházení s osobními údaji. Pověřencem může být i zaměstnanec školy, za předpokladu, že splňuje podmínky dané nařízením. Jeho úkolem je připravovat a kontrolovat dokumentaci týkající se osobních údajů, instruovat zaměstnance školy, jak s těmito dokumenty nakládat např.:  kam je ukládat, jaké musí být jejich zabezpečení, atd. Pověřenec také slouží jako poradce škole, při řešení následných právních problémů, tedy musí vědět, na jaký úřad se obrátit, popřípadě které formuláře vyplnit.

Kdy potřebuje škola souhlas se zpracováním osobních údajů?

Případy, kdy škola potřebuje souhlas se zpracováním osobních údajů se týkají aktivit, které nejsou pokryty zákonným důvodem. Takové situace mohou například zahrnovat:

• Pořizování fotografií, audio a video záznamů

Souhlas je potřeba ke všem fotografiím, audio či video záznamům, na kterých lze snadno rozpoznat konkrétní osoby.

• Školní webové stránky a sociální sítě

Pro umístění detailní fotografie dítěte či učitele na webové stránky či sociální sítě je nutný souhlas podle GDPR vždy. Výjimkou zde jsou tzv. reportážní (dokumentační) fotografie z činnosti školy (situační záběry z různých vystoupení, sportovních akcí a soutěží školy), kde se nejedná o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí podle občanského zákoníku, který problematiku pořizování a používání podobizny. K těmto snímkům není třeba souhlas, pokud se nejedná o detailní záběry, které následně škola zveřejní na webu či sociálních sítích.

Naopak souhlas není potřeba například pro:

• vystavení školních prací v prostorách školy,
• přihlášky na školní aktivity – plavání, škola v přírodě, školní výlety, atd.,
• přihlášení ke školnímu stravování.

Závěr

Zpracování osobních údajů ve školách podléhá přísným pravidlům na ochranu soukromí podle nařízení GDPR. Školy jsou povinny chránit osobní údaje žáků, zaměstnanců, popřípadě i rodičů a musí mít pověřence pro ochranu osobních údajů, který slouží jako podpora při dodržování těchto pravidel. Souhlas se zpracováním osobních údajů je nutný v případech, kdy jsou údaje použity nad rámec zákonných povinností školy, naopak při běžných školních aktivitách souhlas nutný není. Tento článek zdůrazňuje důležitost ochrany osobních údajů ve školním prostředí a vyzdvihuje nejčastější situace, u kterých je souhlas vyžadován.

V případě, že byste potřebovali pomoci s přípravou jakýchkoliv dokumentů, nebo pouze i kontrolu správnosti jejich provedení, které se týkají této problematiky, neváhejte se na naší advokátní kancelář kdykoliv obrátit. Pro další informace sledujte tento náš web, náš Facebook, Twitter (X) či LinkedIn.