Pronajímáte byt přes Airbnb? A vedete domovní a evidenční knihu?
Jedněmi ze základních povinností, které musí poskytovatelé ubytování plnit, je vedení domovní a evidenční knihy. Tyto povinnosti jsou často opomíjeny především menšími ubytovateli (např. lidé, kteří pronajímají své nemovitosti skrze Airbnb nebo Booking.com).
Evidenční kniha
Evidenční knihu je ubytovatel povinný vést podle zákona o místních poplatcích. V tomto zákoně je i vcelku jasně napsáno, které údaje hosta mají být do evidenční knihy zapsány. Konkrétně mají být do evidenční knihy zapsány následující údaje o hostovi: jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, číslo cestovního dokladu (může se jednat i o občanský průkaz), doba ubytování a účel pobytu.
Evidenční kniha slouží především pro účely kontroly odvádění rekreačních a lázeňských poplatků. Z hlediska ochrany osobních údajů by mohl být problém, pokud by host uvedl do evidenční knihy specifický účel jeho pobytu. Do evidenční knihy by měl být uváděn účel pobytu pouze obecně – rekreace, studium, práce, léčení apod. V případě, že by ubytovatel vyžadoval specifický účel pobytu, byl by tento požadavek v rozporu s nařízením GDPR.
Domovní kniha
Domovní kniha se týká cizinců a její náležitosti upravuje zákon o pobytu cizinců. Do této knihy by měl ubytovatel zaznamenat všechny cizince, které ubytoval. Domovní kniha je obsahově skoro shodná s evidenční knihou, je však ale rozšířena o dva údaje, jimiž jsou datum narození a státní občanství hosta. Zákon blíže specifikuje dobu ubytování a požaduje zapsání přesného počátku a konce ubytování cizince. Jsme však toho názoru, že je v souladu s právními předpisy zapisovat i do evidenční knihy počátek a konec ubytování, nikoliv jen samotnou dobu pobytu (např. 5 dní atp.).
Cizincem se v tomto případě rozumí jakákoli osoba, která nemá české státní občanství, tudíž i občan jiného členského státu Evropské unie. Domovní kniha se vede především z důvodu evidence cizinců pro účely Policie České republiky. Domovní knihu si může policie vyžádat například v případě, kdy by cizinec spáchal v České republice trestný čin nebo přestupek.
Několik rad závěrem
Domovní i evidenční knihu je ubytovatel povinný archivovat po dobu 6 let od posledního zápisu.
Některá ubytovací zařízení nerozlišují mezi evidenční a domovní knihou a chtějí i po tuzemských hostech údaje v rozsahu domovní knihy. Tento postup je ale v rozporu s nařízením GDPR, neboť se jedná o požadování nadbytečného množství osobních údajů. Doporučujeme tyto údaje po tuzemských hostech raději nevyžadovat.
Dalším častým problémem je zapisování do domovních a evidenčních knih. Některá ubytovací zařízení dají hostům knihu, aby se do ní hosté sami zapsali. Kniha však většinou obsahuje zápisy předešlých hostů (kterých mohou být i desítky či stovky), takže tímto jednáním dají ubytovatelé hostovi přistup k osobním údajům mnoha dalších osob, což je také v rozporu s GDPR.
Pokud byste potřebovali poradit, zda musíte domovní nebo evidenční knihu vést, popřípadě byste chtěli mít evidenční nebo domovní knihu připravenou profesionálně a v souladu s právními předpisy, jsme Vám plně k dispozici.