Zákon o registru smluv – nové povinnosti pro podnikatele
Dne 1. 7. 2016 nabyl účinnosti zákon č. 340/2015 Sb., zákon o zvláštních podmínkách některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, zkráceně zákon o registru smluv.
Podstatou nového zákona je umožnit veřejnosti seznámení se smluvní dokumentací, jejichž smluvní stranou je některá ze složek státu, státních institucí, organizací apod. Důraz je kladen na transparentnost veřejné správy.
Vzhledem k samotné dikci zákona a jeho sankčním mechanismům se však lze domnívat, že se nová právní úprava dotkne i všech podnikatelů, kteří s těmito orgány vstupují do právních vztahů.
Na jaké smlouvy se zákon o registru smluv vztahuje?
V první řadě je velice důležité vymezit, na jaký typ smluv regulace stanovená v zákoně o registru smluv dopadá. Zmiňovaný právní předpis stanoví v § 2 odst. 1 povinnost uveřejňovat soukromoprávní smlouvu mezi některým z orgánů vyjmenovaných níže a soukromoprávním subjektem. Takovou smlouvou může být především smlouva uzavíraná v působnosti soukromoprávních předpisů, zejména pak v působnosti občanského zákoníku. Zpravidla půjde o smlouvy kupní, dodávky zboží a služeb.
Aby na danou smlouvu dopadala právní regulace stanovená zákonem o registru smluv, je vyžadováno, aby jednou ze smluvních stran byl subjekt zmíněný v § 2 odst. 1 zákona. Tímto subjektem může být:
- Česká republika
- územní samosprávný celek, včetně městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města nebo městské části hlavního města Prahy;
- státní příspěvková organizace;
- státní fond;
- veřejná výzkumná instituce nebo veřejná vysoká škola;
- dobrovolný svazek obcí;
- regionální rada regionu soudržnosti;
- příspěvková organizace územního samosprávného celku;
- ústav založený státem nebo územním samosprávným celkem
- obecně prospěšná společnost založená státem nebo územním samosprávným celkem;
- státní podnik nebo národní podnik;
- zdravotní pojišťovna;
- Český rozhlas nebo Česká televize, nebo
- právnická osoba, v níž má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby.
Existují výjimky z povinnosti uveřejnit smlouvu v registru smluv?
Zákon o registru smluv dále stanoví, jaké smlouvy není nutné prostřednictvím registru smluv uveřejňovat. Jednou z výjimek jsou smlouvy uzavírané adhezním způsobem (lidově řečeno jednostranně na způsob “ber nebo nech být”) . Mezi adhezní způsob uzavírání smlouvy se mohou řadit též obchodní podmínky. Z metodiky Ministerstva vnitra ČR však vyplývá, že za smlouvu uzavřenou adhezním způsobem se pro považuje pouze ta smlouva, která je za pomocí obchodních podmínek nebo formuláře uzavřena mezi osobou uvedenou v § 2 odst. 1 ZRS (viz výše) a spotřebitelem.
Mezi další výjimky z povinnosti dle zákona o registru smluv se řadí smlouvy uzavřené mimo rámec podnikatelské činnosti smluvní strany (například pracovní smlouvy); projektová dokumentace; smlouvy týkající se utajovaných informací (například smlouvy, jejichž stranou jsou bezpečnostní složky státu); smlouvy, jejichž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky (tedy například dodávka zboží za hranice ČR), smlouvy uzavřené speciálními subjekty (Poslanecká sněmovna Senát apod.); smlouvy uzavřené na komoditní burze, v dražbě, aukci apod.; smlouva uzavřená s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s jeho činností; smlouva o poskytování a úhradě zdravotních služeb a přípravků; a především smlouva jestliže výše hodnoty jejího předmětu je nižší než 50.000,- Kč bez DPH.
Co vše je nutné uveřejnit?
V registru smluv je nutné uveřejnit nejen text samotné smlouvy, ale také všechny její části, přílohy, apod. Pokud není smlouva obsažena v jednom dokumentu, je nutné uveřejnit veškerou smluvní dokumentaci, která se k samotné smlouvě váže, tedy pokud podnikatel využívá obchodních podmínek, je nutné do registru vložit i obchodní podmínky. Pokud je k obchodním podmínkám přiložen i reklamační řád, je dle autora článku nutné uveřejnit i tento dokument.
Ustanovení § 5 odst. 1 zákona o registru smluv stanoví, že uveřejněním smlouvy prostřednictvím registru smluv se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž příslušných metadat. Za strojově čitelný formát lze považovat například podepsanou verzi smlouvy v pdf formátu, postačí však i finální verze smlouvy upravená v textovém editoru (tedy “nepodepsaný” text smlouvy). Tento závěr je podpořen též v metodikách zveřejněných Ministerstvem průmyslu a obchodu.
Za metadata, která je nutné uveřejnit společně se smlouvou, se považují zejména:
a) identifikace smluvních stran;
b) vymezení předmětu smlouvy;
c) cena nebo hodnota předmětu smlouvy;
d) datum uzavření smlouvy.
Výše uvedené údaje se vyplňují pomocí webového formuláře, který následně vygeneruje dokument, který obsahuje výše uvedená metadata. Tento dokument se uveřejňuje společně s textem smlouvy.
Jakým způsobem se smlouva uveřejňuje?
Smlouvu lze uveřejnit prostřednictvím portálu veřejné správy, který je dostupný pod tímto hypertextovým odkazem:
http://portal.gov.cz/portal/ovm/publikujici/6bnaawp/agendy/index.html
Na uvedených internetových stránkách je dostupný formulář, do kterého je nezbytné vyplnit požadované údaje a přiložit smlouvu či její části ve formě příloh. Samotný dokument je následně odesílán prostřednictvím datové schránky, pro úspěšné odeslání smlouvy správci registru smluv je proto nutné mít zřízenou datovou schránku.
Která ze smluvních stran je povinna smlouvu uveřejnit?
Zákon o registru smluv v § 5 odst. 2 stanoví, že uveřejnit smlouvu prostřednictvím registru smluv může jak “veřejná instituce”, která je stranou smlouvy, tak jakákoliv jiná strana smlouvy. Z toho lze dovodit, že pokud si smluvní strany nesjednaní, kdo je k uveřejnění povinen, může tak učinit kterákoliv ze smluvních stran. V případě neuveřejnění smlouvy však negativní důsledky dopadají na všechny smluvní strany.
Jaké jsou sankce za neuveřejnění?
Smlouva musí být v registru smluv uveřejněna bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů ode dne uzavření smlouvy. Nesplnění této povinnosti však není sankcionováno. Za neuveřejnění smlouvy nehrozí pokuta a prozatím ani jiná sankce.
Od 1. 7. 2017 bude platit, že předmětná smlouva nenabude účinnosti (tedy není schopna vyvolat účinky v ní předvídané, například převod vlastnického práva ke zboží) do okamžiku, kdy je uveřejněna prostřednictvím registru smluv. Zároveň pokud není smlouva uveřejněna do 3 měsíců od jejího uzavření, zrušuje se od počátku.